Digitalisering hos uddannelsesinstitutioner
Effektiv kommunikation og sikker arkivering designet til uddannelsesadministrationer – til glæde for elever og ansatte.
Digital, sikker og effektiv administration
Som uddannelsesinstitution oplever I med al sandsynlighed et stort flow af elever og kursister hvert år. Over tid bliver det til (rigtig) mange personer I skal kommunikere med og arkivere oplysninger på – ofte også følsomme persondata.
Derfor har vi udviklet en række digitale værktøjer, der kan effektivisere hele uddannelsesadministrationen – og sikre den lever op til GDPR og andre regler på området. Med dem i værktøjskassen, kan du sige (helt) farvel til ringbind og kuverter.
Ved at digitalisere, sparer du ikke kun print og papir. Du får også mulighed for at automatisere en lang række arbejdsprocesser, der tidligere blev håndteret manuelt. På den måde sparer du også tid, der kan bruges på andre opgaver.
Brug mindre tid på at sende breve og øg datasikkerheden
Det tager tid at sende breve. Hvert brev skal printes, pakkes og sendes, og der kan gå flere dage, før du får svar. En proces, der hurtigt løber op i mange timer – især når der starter nye elever eller kursister, og den samme information skal sendes til mange personer. Oven i det, kan du heller ikke vide dig (helt) sikker på, at brevet er nået frem og læst, hvis ikke modtageren svarer.
Alt det slipper du for med IMS DigitalPost. I stedet kan du effektivisere hele din posthåndtering og med ganske få klik sende, modtage og arkivere alle typer dokumenter gennem Digital Post og e-Boks. Alle breve bliver automatisk krypteret og logget, så du lever op til persondatalovgivningen.
Slip for at lede efter filer og lev automatisk op til GDPR
Hvor var det nu den fil lå? Som uddannelsesinstitution håndterer I hver dag et hav af dokumenter samt oplysninger på elever og kursister. Det kan blive til rigtig mange ringbind, der kun fylder mere og mere med tiden, og et fællesdrev, der kun bliver mere og mere uoverskueligt.
Med IMS Case slipper du for at bruge tid på at lede efter filer og dokumenter i indbakken, på fællesdrevet eller i ringbindene. Du får ét samlet system til dokumenthåndtering, hvor du nemt kan søge de filer frem, du ønsker.
E-mails og andre vigtige dokumenter bliver gemt i ét fælles digitalt arkiv, og du kan også selv gemme direkte til arkivet fra dine Office-programmer. Du kan også opsætte særlige kassationsregler, så du slipper for at tænke på det i forhold til GDPR.
Du kan også få et digitalt arkiv designet til mindre skoler
Reglerne om sikker kommunikation og håndtering af følsomme personoplysninger gælder også for de mindre skoler. Men behovet for dokumenthåndtering og digital arkivering er ikke altid lige så stort.
Til de skoler har vi indbygget et mindre arkiv i vores Digital Post løsning, der gør det nemt at holde styr på digital post mellem elever, kursister og skole – fra computer, tablet og smartphones.
Med automatisk arkivering og logning af alle afsendte og modtagne digitale breve er der altid styr på dokumentationen. Adgangsstyringen og den automatiske sletning af data gør det nemmere at overholde persondatasikkerheden.
Automatiser din fakturahåndtering og spar manuelt arbejde
Hver måned lander der fakturaer på jeres bord. De skal alle godkendes før de kan blive betalt og bogført. En vigtig proces, der skal sikre, at pengene passer hver måned, men også en proces, der nemt kan tage flere dage, hvis det foregår på papir.
Med IMS FakturaFlow kan du gøre hele godkendelsesprocessen hurtigere og mere effektiv. Du sender blot fakturaen til godkendelse direkte i Outlook. Din kollega får en mail og kan godkende med det samme fra computer, tablet og smartphone. Når fakturaen er godkendt og klar til betaling, får du automatisk besked.
Vores mange årige kunder inden for uddannelsessektoren
Vi har i mange år samarbejdet med forskellige uddannelsesinstitutioner i hele Danmark, blandt andet AMU skoler, Erhvervsakademier, Erhvervsskoler, FGU skoler, Gymnasier og Handelsskoler, Landbrugsskoler, Privatskoler, Professionsskoler, SOSU skoler, og VUC’er, som alle bidrager med viden omkring deres branche og som hjælper med ideudvikling til løsningerne.
Bestil en præsentation
Få en hurtig præsentation til den eller de løsninger, du er interesseret i. Ansigt til ansigt eller online. Det er op til dig.