Et sikkert og digitalt arkiv til personalesager. Der også er let at bruge
IMS Case er et digitalt arkiv, der kan håndtere og effektivisere alle typer personalesager på en GDPR sikker måde.
Saml dine medarbejderdata ét sted
Hvor gemmer du ansættelseskontrakter, MUS-referater, lønaftaler, skatteoplysninger mv. på den enkelte medarbejder? Meget står måske i arkivskabet bag dig, andet på fællesdrevet og resten i indbakken. Det kan gøre det svært at skabe et ordentligt overblik på den enkelte medarbejder – og ikke mindst overholde persondatareglerne i GDPR.
Med IMS Case får du ét samlet digitalt arkiv. Det giver dig effektive arbejdsgange og et sikkert system, der stadig er let at bruge.
5 gode grunde til at vælge IMS Case til Personalesager
Brug sagsskabeloner og spar tid
I mange personalesager, som eksempelvis ansættelser, MUS-referater og sygdom, går mange af de samme processer igen fra sag til sag. I stedet for, at du skal oprette sager og dokumenter på ny hver gang, kan du oprette sagsskabeloner og dokument skabeloner, som kan bruges igen og igen.
Du kan oprette et helt hierarki af skabeloner og på den måde effektivisere hele processen fra start til slut. I dine sagsskabeloner, kan du også definere hvilke personaledokumenter, der altid skal være til stede i en personalesag. Derudover kan du på sagsskabelonen adgangs regulere samt opsætte kassations regler. På den måde opnås der sikkerhed for kvaliteten og dokumentationen samt overholdelse af GDPR.
Integration til Microsoft Office gør det nemt
For at et sagsbehandlings system bliver brugt, skal det være nemt at sags og dokument behandle samt arkivere korrekt. Derfor er IMS Case integreret direkte ind i de Office-programmer, du allerede bruger. Med ét klik, kan du gemme alt fra Word-filer, e-mails og Excel-ark direkte ind i det digitale arkiv. Ydelrig integreres der med IMS DigitalPost Cloud, Office 365, G Suite, Libre Office, Visma ADDO.
Dokumenterne bliver nemt gemt i de enkelte medarbejdersager sammen med alle de andre personoplysninger for medarbejderen. Alle dokumenter og sgaer kan hurtigt søges frem igen af medarbejder selv og den nærmeste leder.
Sagsbehandling og overblik over dine medarbejdere
Målet med IMS Case er at give dig et nemt overblik over alle dine medarbejderdata. Med sagsbehandling direkte i systemet og koblingen mellem afsluttet og åbne sager og opgaver giver et hurtigt overblik over dine medarbejders data og historik. En sagsbehandling er fuld af opgaver, som du skal huske at gøre – måske på bestemte tidspunkter af bestemte kolleger, og måske skal opgaven efterfølgende godkendes.
Opgavefunktionen i IMS Case holder styr på jeres opgaver og hjælper dig og dine kollegaer med at fastholde overblikket. Ingen skal sidde tilbage med fornemmelsen af at have glemt noget. IMS Case holder styr på det.
Én samlet løsning til Digital Post breve
Med integration af IMS DigitalPost Cloud kan der hurtig og nemt udsendes breve til den ansatte, hvad enten det er ansættelsesbreve, MUS-referater, løn aftaler mv. Udover brevet bliver kvitteringen for afsendelsen og besvarelsen eller signeringen gemt i den ansattes sag direkte i IMS Case, så du altid har styr på dokumentationen.
I IMS DigitalPost Cloud har du adgang til fuld historik for alle afsendte og modtagne breve. Det sikrer, at du overholder persondatareglerne om logning.
Flere funktioner, der gør digitale personalesager nemmere
Automatisk workflow og fordeling
Både før, under og efter arkiveringen af et dokument i en personalesag, kan det videregives til en anden bruger til forskellige handlinger. Hvis ikke modtageren handler til tiden, bliver der automatisk sendt en reminder.
Adgangsstyring
For at sikre persondatasikkerheden, kan du definere præcist, hvem der har ret til at se hvilke sager og dokumenter. Det kan gøres både for enkelte medarbejder eller grupper af medarbejdere på én gang.
Avanceret søgning
Strukturen i IMS Case er logisk, men i nogle tilfælde kan det være hurtigere at søge en sag eller et dokument frem. Derfor kan du også søge på navn, metadata og fritekst på alle dokumenter.
Afsend til Digital Post
Du kan sende ansættelseskontrakter, advarsler eller andre personale dokumenter direkte til medarbejderen via IMS DigitalPost og få dokumentet automatisk arkiveret i IMS Case. Derudover kan afsendelsen foregå med eller uden signering fra modtageren.
Tilføjelse af metadata
Når et dokument bliver tilføjet til IMS Case bliver det automatisk tildelt en lang række metadata. Du har dog også mulighed for at tilføje lige så mange metadata, som du ønsker for at gøre søgninger og sortering nemmere.
Whitepaper: Gå i dybden med IMS Case til personale
Hvis du gerne vil vide mere om IMS Case og måske dykke ned i de tekniske aspekter, så hent vores whitepaper. Der kommer du omkring alle funktionaliteter og specifikationer i IMS Case.
Whitepaper: Gå i dybden med IMS Personalearkiv
Hvis du gerne vil vide mere om IMS Personale og måske dykke ned i de tekniske aspekter, så hent vores whitepaper. Der kommer du omkring alle funktionaliteter og specifikationer i IMS Personale.
Vil du have en gratis demo af IMS Case?
Online eller ansigt til ansigt. Det er op til dig.