Et sikkert og digitalt personalearkiv. Der også er let at bruge
IMS Personale er et digitalt arkiv, der kan håndtere og effektivisere alle typer personalesager på en GDPR sikker måde.
Saml dine medarbejderdata ét sted
Hvor gemmer du ansættelseskontrakter, MUS-referater, lønaftaler, skatteoplysninger mv. på den enkelte medarbejder? Meget står måske i arkivskabet bag dig, andet på fællesdrevet og resten i indbakken. Det kan gøre det svært at skabe et ordentligt overblik på den enkelte medarbejder – og ikke mindst overholde persondatareglerne i GDPR.
Med IMS Personale får du ét samlet digitalt personalearkiv. Det giver dig effektive arbejdsgange og et sikkert system, der stadig er let at bruge.
5 gode grunde til at vælge IMS Personale
Brug skabeloner og spar tid
I mange personalesager, som eksempelvis ansættelser, MUS-referater og sygdom, går mange af de samme processer igen fra sag til sag. I stedet for, at du skal oprette sager og dokumenter på ny hver gang, kan du oprette skabeloner, som kan bruge igen og igen.
Du kan oprette et helt hierarki af skabeloner og på den måde effektivisere hele processen fra start til slut. I dine skabeloner, kan du også definere hvilke personaledokumenter, der altid skal være til stede i en personalesag. På den måde opnås der sikkerhed for kvaliteten og dokumentationen.
Integration til Microsoft Office gør det nemt
For at et arkiv bliver brugt, skal det være nemt at arkivere korrekt. Derfor er IMS Personale integreret direkte ind i de Office-programmer, du allerede bruger. Med ét klik, kan du gemme alt fra Word-filer, e-mails og Excel-ark direkte ind i det digitale personalearkiv.
Her bliver dokumentet gemt i de enkelte medarbejdersager sammen med alle de andre personoplysninger for medarbejderen. Alle dokumenter kan hurtigt søges frem igen af medarbejder selv og den nærmeste leder.
Personaleplanen skaber overblik over dine medarbejdere
Målet med IMS Personale er at give dig et nemt overblik over alle dine medarbejderdata. Derfor er Personaleplanen kernen i systemet. Det er her, alle personaledokumenter automatisk bliver gemt i en logisk orden under nøgler, sager og undersager.
Her kan du nemt bladre frem til den pågældende personalesag og hurtigt se, hvilke informationer, der er registreret indtil videre. Her blive du hurtigt opdateret på historikken og kan tage beslutninger på et oplyst grundlag.
Brug et øjeblik på at blive (endnu) klogere på IMS Personale
Flere funktioner, der gør digitale personalesager nemmere
Gem dokumenter fra flere kilder
Du kan gemme dokumenter iIMS Personale direkte fra dine Office-programmer. Derudover kan du også gemme filer fra scanneren, fællesdrevet, med ”træk og slip” eller fra andre IMS systemer.
Automatisk workflow og fordeling
Både før, under og efter arkiveringen af et dokument i en personalesag, kan det videregives til en anden bruger til forskellige handlinger. Hvis ikke modtageren handler til tiden, bliver der automatisk sendt en reminder.
Adgangsstyring
For at sikre persondatasikkerheden, kan du definere præcist, hvem der har ret til at se hvilke sager og dokumenter. Det kan gøres både for enkelte medarbejder eller grupper af medarbejdere på én gang.
Avanceret søgning
Strukturen i IMS Personale er logisk, men i nogle tilfælde kan det være hurtigere at søge en sag eller et dokument frem. Derfor kan du også søge på navn, metadata og fritekst på alle dokumenter.
Tilføjelse af metadata
Når et dokument bliver tilføjet til IMS Personale bliver det automatisk tildelt en lang række metadata. Du har dog også mulighed for at tilføje lige så mange metadata, som du ønsker for at gøre søgninger og sortering nemmere.
Whitepaper: Gå i dybden med IMS Personale
Hvis du gerne vil vide mere om IMS Personale og måske dykke ned i de tekniske aspekter, så hent vores whitepaper. Der kommer du omkring alle funktionaliteter og specifikationer i IMS Personale.
Whitepaper: Gå i dybden med IMS Personalearkiv
Hvis du gerne vil vide mere om IMS Personale og måske dykke ned i de tekniske aspekter, så hent vores whitepaper. Der kommer du omkring alle funktionaliteter og specifikationer i IMS Personale.
Case:
EUC Syd bruger IMS Personale til håndtering af medarbejderdata
Vi oplever, at vi har et system der virker, og som vores medarbejdere arbejder rigtig godt med.
- Birgitte Kastrup Hansen, Administrationschef hos EUC Syd
Vil du have en gratis demo af IMS Personale?
Online eller ansigt til ansigt. Det er op til dig.