En elektronisk arkivløsning der giver jer overblik og kvalitets sikrer jeres vigtige dokumenter

IMS Arkiv er en elektronisk arkivløsning (ESDH), der giver effektiv dokumenthåndtering, smidige arbejdsgange og hjælper med at overholde GDPR.

Få gratis demo

Sikkerhed og struktur i din dokumenthåndtering med ét fælles arkiv

Hvor har vi mon vores vigtige dokumenter? I de enkelte medarbejdernes lokale e-mail indbakker? I to, tre eller flere forskellige it-systemer? Eller måske i papir ringbind?

Uoverskuelig arkivering af dokumenter mange forskellige steder giver jer ineffektive arbejdsgange, frustrationer hos medarbejderne og dårlig sikkerhed for persondata. Det undgår I med vores elektronisk løsning IMS Arkiv. I IMS Arkiv er alle de vigtige dokumenter samlet i ét fælles arkiv: e-mails, scannede dokumenter, PDF’er, Excelark, PowerPoint-præsentationer og alt det andet. Det giver den bedste forudsætning for effektive digitale arbejdsgange i jeres virksomhed.

6 fordele i hverdagen med IMS Arkiv

  • check Nem og ensartet arkivering af vigtige dokumenter i et fælles arkiv i virksomheden.

  • check Overskuelig søgning i både metadata eller fritekst – som du kender det fra internettets søgemaskiner.
  • check Kvalitetssikring i forhold til GDPR med kassation, adgangsstyring og logning.
  • check Effektive digitale arbejdsgange og workflows, som du selv kan definere.
  • check Kladde- og versionsstyring af dokumenter.
  • check Dokumentation over hændelser (logning) og sagsbehandling med fuldt overblik over sagsforløb, samtaletråde og historik.

Automatisk arkivering af e-mails eliminerer spildtid

Kommer der mange e-mails i løbet af dagen, som skal arkiveres i bestemte sager? Med IMS Arkiv arkiverer du automatisk dine e-mails direkte fra Microsoft Outlook ind i den fælles sagsstruktur i det elektroniske arkivsystem. Det betyder, at du kan:

1. Arkivere mailsamtaler i sammenhæng: Alle e-mail-samtaler bliver arkiveret i sammenhæng, så du altid har det fulde overblik. Det sker på tværs af medarbejdere, så vigtige informationer bliver fastholdt og samarbejdet om sagerne gjort lettere.

2. Opsætte regler for arkivering: Vælg eksempelvis, at bestemte mails altid skal arkiveres under en bestemt sag, uanset hvilke medarbejdere der håndterer de pågældende mails. Det gør det let for jer at finde frem til korrespondancerne igen på et senere tidspunkt, hvis I har brug for det i sagsbehandlingen.

3. Spore vigtige e-mails: Du kan ”sætte en krog” i udvalgte e-mails, så du altid har mulighed for at spore dem igen. Det kan eksempelvis være mails fra en bestemt afsender eller om et bestemt emne. Alle mails med den valgte ”krog” arkiveres derefter automatisk og er lette at spore igen.

4. Arkivere Digitale breve (e-Boks) automatisk: Du får fuldautomatisk arkivering af alle afsendte og modtagene elektroniske breve (Digital post) og kvittering for afsendelsen.

 

Elektronisk sagsbehandling er effektiv sagsbehandling

IMS Arkiv gør det let at dele relevante dokumenter med dine kolleger, besvare dem til tiden og arkivere dem i en overskuelig sagsstruktur. Det hele gør du direkte i Microsoft Office, hvor du i forvejen arbejder med dine dokumenter.

Altid opdaterede dokumenter

Det er muligt at versionere dine dokumenter, så du kan følge ændringerne over tid. Du kan også oprette svarbreve, der automatisk arkiveres sammen med den enkelte sag. Alle stamdata nedarves fra dokument til dokument, så du ikke skal taste dem flere gange.

Automatiske påmindelser direkte i Outlook

Du får automatiske påmindelser, så du overholder tidsfrister for arkivering, besvarelser, og alt hvad du ellers skal foretage dig i forhold til sagsbehandlingen. Påmindelsen får du direkte i Outlook, hvor du håndterer dine øvrige aftaler.

Få gratis demo

Undgå at spilde tid på at lede efter dine dokumenter

Bruger du meget tid på at lede efter dokumenter i løbet af arbejdsdagen? Med IMS Arkiv kan du både søge på metadata (filnavn, sagsnummer m.m.) og lave fritekstsøgninger, ligesom du kender det fra fx Google. Du kan søge på tværs af sager, og du kan gemme dine søgninger som små søgerapporter, så du let kan lave de samme typer søgninger igen og igen. Du kan udgive søgerapporter til alle medarbejdere og på den måde genanvende dem på tværs. Det sparer tid og effektiviserer arbejdsgangene i din virksomhed.

Forstå (på 2 min.), hvordan IMS Arkiv giver dig en løsning til overskuelig og sikker arkivering af dine dokumenter

Flere af de funktioner du har brug for i hverdagen

Mulighed for pligtarkivering

Du kan underkaste vigtige dokumenter regler om pligtarkivering, så du ikke glemmer at arkivere ved en fejl. Det kan for eksempel være dokumenter, der er baseret på skabeloner, standarddokumenter eller publikationer.

Versionér og følg historik

Du har mulighed for at versionere dine dokumenter, så du kan lave ændringer og se historikken. Derudover kan du oprette automatiske svarbreve og lade systemet holde styr på, hvor svardokumenterne skal arkiveres.

Nem import af papirdokumenter og elektroniske dokumenter

IMS Arkiv er udstyret med en række fuldautomatiske værktøjer, der kan importere og arkivere stor mængder gamle papirdokumenter og elektroniske dokumenter, f.eks. fra Stifinder. Det gør overgangen til IMS Arkiv let og smertefri.

Integration med studieadministrative systemer

Integrationen mellem IMS Arkiv og DigitalPost gør det muligt for andre systemer at integrere til både dokumenter og sager samt til funktioner i systemerne. Det studieadministrative system kan derfor arkivere og hente alle dokumenter om elever og personale direkte i IMS Arkivs arkivsager. Indtil videre har følgende administrative løsninger benyttet sig af integrationsmuligheden: LUDUS, UDDATA+ og BOSS.

Integration med Optagelse.dk

Denne integration gør det muligt at hente elevers ansøgning og bilag direkte fra FTU / KOT og få dem automatisk arkiveret i IMS Arkiv på elevens sag. Efterfølgende kan man altid hente flere bilag som eleverne har uploadet og derved få de seneste dokumenter automatisk arkiveret i IMS Arkiv. 

Samarbejde om kladder

I IMS Arkiv kan flere personer arbejde sammen om den samme kladde. I kan tjekke kladden ind og ud af systemet, indtil den er klar til arkivering.

Automatisk arkivering ved overlevering

Når du videregiver et dokument til arkivering hos en anden ansvarlig i din virksomhed, sikres dokumentet automatisk i dit arkivsystem og forsvinder derfor ikke.

Cloud eller lokalt

Vi tilbyder vores løsninger både til lokal installation på dit eget it-netværk eller som cloudløsning i vores driftscenter.

Whitepaper: Gå i dybden med IMS Arkiv

Vil du vide mere om IMS Arkiv? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital arkivløsning.

Hent vores whitepaper

Whitepaper: Gå i dybden med IMS Arkiv

Vil du vide mere om IMS Arkiv? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital arkivløsning.

Hent vores whitepaper

Case:

AMU Fyn benytter IMS Arkiv til opbevaring af deres kursisters oplysninger på en sikker måde.

Før blev oplysningerne på de mange kursister arkiveret i endeløse rækker af ringbind. Det er ikke længere nødvendigt. Nu kan medarbejderne nemt gemme filer i det nye digitale arkiv og hurtigt søge filer frem igen. Særlige sletteregler sørger tilmed for at slette data automatisk i henhold til GDPR.

- Kim Paarup, IT Chef hos AMU Fyn

Se video historien

Vil du have en gratis demo af IMS Arkiv?

Online eller ansigt til ansigt. Det er op til dig.

Få gratis demo

keyboard_arrow_up