Afleveringer til Rigsarkivet
19.08.2021
Arkivloven. Hvordan er det nu lige.
Flere af vores kunder er forpligtet og underlagt afleveringer til Rigsarkivet. En opgave vi igennem flere år har hjulpet vores kunder med. Dette gør vi stadig til IMS Arkiv løsningen, men også til den nye Visma Case løsning.
Alle vores kunder som er overgået til Visma Case, skal huske at anmelde den nye ESDH løsning direkte til Rigsarkivet. Yderligere information og dokumentation til anmeldelse kan findes her
Men hvordan foregår det:
Arkivloven. Bare ved ordet alene bliver man en anelse træt. Men er man underlagt arkivloven, som en del uddannelsesinstitutioner er, så er der ingen vej uden om. Rigsarkivet vil have jeres vigtige data, men bare rolig Visma IMS hjælper jer.
Selvom at Arkivloven er gammel, så kender vi hos Visma IMS alt til den, og vi har hjulpet mange igennem årene med at få afleveret deres data og afleveret det korrekt.
Nedenstående er blandt andet nogle af de arbejdsgange man skal udføre:
Anmeldelse
Inden man går i gang med at benytte et arkiv / ESDH løsning, skal det anmeldes til RigsArkivet. Bare rolig vi som Visma IMS er godkendt af rigsarkivet til at levere data. Derudover er både IMS Arkiv og Visma Case er allerede godkendte løsninger. Men som virksomhed skal det stadig anmeldelse.
Afleveringsbestemmelser
Når det er tid til aflevering af data, vil I modtage afleveringsbestemmelserne fra Rigsarkivet. Den indeholder info omkring, hvad der skal afleveres for hvilke perioder, afleveringsfrister og dokumentation.
Indsamling af dokumentation
Vi anbefaler at man laver en sag i Visma Case til opbevaring af al dokumentation omkring selve afleveringen og al kommunikation herom.
Afleveringsformat
Al dokumentation skal altid afleveres i TIFF-format til Rigsarkivet. Men det hjælper vi jer med, så snart vi går i gang med opgaven sammen med jer. Når alle dokumenter er ændret til TIFF-format, bygges der en afleveringsversion. Denne tjekkes grundig igennem og sendes til Rigsarkivet.
Aflevering af arkivet
Når afleveringsversionen har bestået testen, sendes en fuld version af arkivet til Rigsarkivet.
Rigsarkivet tjekker arkivet
Når afleveringen er godkendt, får I besked fra Rigsarkivet.
Vi hjælper selvfølgelig med hele processen. Kontakt os gerne for yderlig information herom på info@ims.dk