Få en Digital Post løsning til dine elever og værges forsendelser. Og øg sikkerheden helt automatisk

IMS DigitalPost Elevarkiv er en uafhængig og webbaseret portal til afsendelse, modtagelse og arkivering af digitale breve. Portalen kan tilgås i alle gængse internetbrowser.

Få gratis demo

Posthåndtering på den smarte måde

Sender du ofte breve afsted til elever og forældre (værger) med posten? Så ved du, hvor stor en opgave det er at printe, pakke og poste hundredvis af breve på én gang. Og så har vi slet ikke nævnt udfordringen med dokumentation og overholdelse af persondatareglerne ved manuel afsendelse og modtagelse af breve.

IMS DigitalPost Elev Arkiv ensarter og effektiviserer posthåndtering i din administration. Det giver dig store digitaliseringsbesparelser og effektive arbejdsgange.

 

5 fordele i hverdagen med IMS DigitalPost Elev Arkiv

  • check Nem digital afsendelse af både flettede breve og enkelt breve til alle CPR- og CVR-modtagere.

  • check Automatisk arkivering af afsendte og modtagne breve i IMS Elev Arkiv.

  • check Automatisk hentning og fordeling af breve fra virk.dk til din institution.
  • check Overholdelse af alle krav til persondatasikkerhed og GDPR.
  • check Ensartet og brugervenlig løsning til al skolens digital post.

Et fælles arkiv til alle digitale breve

Basisarkiv

IMS DigitalPost Elev Arkiv indeholder et fælles digitalt basisarkiv for alle de digitale breve mellem skolen og elever/værger. Både de enkelte breve og deres tilhørende afsendelseskvittering fra e-Boks arkiveres automatisk. Det betyder at brugere med de rigtige rettigheder i systemet, altid kan finde både afsendte og modtagne breve i den enkelte sag.

Breve til den samme person (CPR) eller myndighed (CVR) arkiveres altid i den specifikke sag for den enkelt elev, myndighed eller virksomhed.

Udvidet elevarkiv

Basisarkivet kan udvides med yderligere funktioner, der gør det muligt også at benytte det til andre typer dokumenter end digitale breve. Udvidet elevarkiv er et tilkøbsmodul med bl.a. følgende ekstra funktioner:

  • Oprettelse af nye arkivsager under en arkivplan (nøglestruktur) så systemet også kan bruges til andre typer dokumenter end dem, der arkiveres automatisk fra digitalpost. 
  • Upload af enhver dokumenttype til eksisterende arkivsager i systemet. Der kan angives noter til arkivsagerne og til de dokumenter, der uploades til dem
  • Dashboard for de enkelte brugere hvor andre kan lægge adviseringer om dokumenter som brugeren skal behandle (også e-mail advisering)
  • Søgning af dokumenter og sager i arkivet. Der er både søgning efter sager og fritekst i dokumenter.
  • Udvidet Adgangsstyring og Kassation (GDPR) så arkivdokumenter automatisk kan kasseres ud fra type (eksamensbevis, optagelsesdokument, advarsler etc.)
  • Integrations API, der gør det muligt for det studieadministrative system at oprette sager og dokumenter samt slå op i arkivet

Automatisk dokumentation sikrer persondatasikkerheden

I dag er det vigtigere end nogensinde at kunne dokumentere håndteringen af personfølsomme oplysninger. Alle afsendte og modtagne breve i IMS DigitalPost bliver derfor krypteret og gemt automatisk IMS Elevarkiv basis eller udvidet

I IMS DigitalPost Elev Arkiv har du adgang til fuld historik for alle afsendte og modtagne breve. Det sikrer, at du overholder persondatareglerne om logning. Udover brevet bliver kvitteringen for afsendelsen og evt. besvarelsen også gemt, så du altid har styr på dokumentationen overfor modtageren.

Få gratis demo

Hurtig og nem afsendelse til signering eller besvarelse

IMS DigitalPost Elev Arkiv sikrer ikke blot en nemmere og sikrere måde at håndtere post ud af huset. Det giver dig også et bedre overblik over al indgående post, da løsningen både henter signerede og besvarede breve fra din modtager ind i Elev Arkivet.

Derudover afhenter og fordeler den virksomhedens digitale breve fra din Digital post indbakke (virk.dk) til de relevante medarbejdere. Al fordeling sker internt i din administration og overholder derfor reglerne i GDPR.

Whitepaper: Gå i dybden med IMS DigitalPost Elev Arkiv

Vil du vide mere om IMS DigitalPost Elev Arkiv? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital løsning til håndtering af dokumenter i DigitalPost og e-Boks.

Hent vores whitepaper

Whitepaper: Gå i dybden med IMS DigitalPost Elev Arkiv

Vil du videre mere om IMS DigitalPost Elev Arkiv? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital løsning til håndtering af dokumenter i DigitalPost og e-Boks.

Hent vores whitepaper

Flere af de funktioner du har brug for i hverdagen

Kopi til værge

Systemet sender automatisk kopi til værger, såfremt modtageren er under 18 år. Du vælger selv, om der skal sendes kopi af et brev til en anden CPR- eller CVR-modtager.

Signering og besvarelsesmuligheder

Vi tilbyder samtidigt at kunne afsende breve med NemID signering, så modtageren får mulig for både at besvare brevene samt signere for dem.

Automatisk genkendelse af CPR- eller CVR-numre

IMS DigitalPost afsendelse finder selv CPR- eller CVR-nummeret i brevets tekst og vælger automatisk modtagere. Det samme gælder, hvis der er tale om et flettebrev til mange modtagere.

Fuld logning og historik

IMS DigitalPost Elevarkiv logger altid alle data. Brugerne kan se både historik og statistik over afsendte og modtagne breve i systemet. Al adgang og andre hændelser i systemet skrives i loggen og kan altid ses sammen med de enkelte breve.

 

Vil du høre mere om IMS DigitalPost Elev Arkiv?

Kontakt os for mere info

keyboard_arrow_up