En elektronisk arkivløsning der giver jer overblik og kvalitets sikrer jeres vigtige dokumenter

IMS Case er et dokument- og sagsbehandlingssystem (ESDH), der giver effektiv dokumenthåndtering, smidige arbejdsgange og hjælper med at overholde GDPR. 

Få gratis demo

Sikkerhed og struktur i din dokumenthåndtering med ét fælles arkiv

Hvor har vi mon vores vigtige dokumenter? I de enkelte medarbejdernes lokale e-mail indbakker? I to, tre eller flere forskellige it-systemer? Eller måske i papir ringbind?

Uoverskuelig arkivering af dokumenter mange forskellige steder giver jer ineffektive arbejdsgange, frustrationer hos medarbejderne og dårlig sikkerhed for persondata. Det undgår I med vores cloud løsning IMS Case. I IMS Case er alle de vigtige dokumenter samlet i ét fælles arkiv: e-mails, scannede dokumenter, PDF’er, Excelark, PowerPoint-præsentationer og alt det andet. Det giver den bedste forudsætning for effektive digitale arbejdsgange i jeres virksomhed.

Derfor har vi skabt et unikt ESDH-system med mange muligheder for individuelle opsætninger og integrationer. Fx individuelle sagsflows, sags- og dokumentskabeloner, automatiseringer, individuelle overbliks, opgavestyring og adgang for ekstern via unik samarbejdsportal.

6 fordele i hverdagen med IMS Case

  • check Nem og ensartet arkivering af vigtige dokumenter i et fælles arkiv i virksomheden.
  • check Overskuelig søgning i både metadata eller fritekst – som du kender det fra internettets søgemaskiner.
  • check Kvalitetssikring i forhold til GDPR med kassation, adgangsstyrring og logning.
  • check Effektive digitale sagskabeloner og workflows, som du selv kan definere.
  • check Kladde- og versionsstyrring af dokumenter.
  • check Dokumentation over hændelser (logning) og sagsbehandling med fuldt overblik over sagsforløb, samtaletråde og historik.

Elektronisk sagsbehandling er effektiv sagsbehandling

IMS Case gør det let at dele relevante dokumenter med dine kolleger, besvare dem til tiden og arkivere dem i en overskuelig sagsstruktur. Det hele kan gøres direkte i Microsoft Office eller Google Office, hvor du i forvejen arbejder med dine dokumenter.

Integrationer

IMS Case integrerer med Microsoft Office, Microsoft Outlook, Office 365, Google Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Libre Office. Dokumenter gemmes nemt direkte fra Microsoft Word, og e-mails gemmes med et snuptag fra Microsoft Outlook og Google Gmail.

Special tilpasninger

Virksomheder og organisationer arbejder alle på forskellig vis og har forskellige behov. IMS Case er modulbaseret, og leveres enten i en standardopsætning, eller tilpasset efter jeres unikke behov. Vores konsulenter hjælper gerne med at afdække potentialet i forhold til jeres forretning.

 

Undgå at spilde tid på at lede efter dine dokumenter

Bruger du meget tid på at lede efter dokumenter i løbet af arbejdsdagen? Med IMS Case kan du både søge på metadata (Titel, journalnøgle, ejer m.m.) og lave fritekstsøgninger, ligesom du kender det fra fx Google. Du kan søge på tværs af sager, og du kan gemme dine søgninger som små søgerapporter, så du let kan lave de samme typer søgninger igen og igen. Du kan udgive søgerapporter til alle medarbejdere og på den måde genanvende dem på tværs. Det sparer tid og effektiviserer arbejdsgangene i din virksomhed.

Få gratis demo

Sager, opgaver og deadlines

En sagsbehandling er fuld af opgaver, som du skal huske at gøre – måske på bestemte tidspunkter af bestemte kolleger, og måske skal opgaven efterfølgende godkendes.

Opgavefunktionen i IMS Case holder styr på dette og hjælper dig og dine kollegaer med at fastholde overblikket. Ingen skal sidde tilbage med fornemmelsen af at have glemt noget. IMS Case holder styr på det.

Whitepaper: Gå i dybden med IMS Case

Vil du vide mere om IMS Case? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital arkivløsning.

Hent vores whitepaper

Whitepaper: Gå i dybden med IMS Case

Vil du vide mere om IMS Case? Hent vores whitepaper og bliv klogere på vores bud på en digital arkivløsning.

Hent vores whitepaper

Flere af de funktioner du har brug for i hverdagen

Mulighed for pligtarkivering

Du kan underkaste vigtige dokumenter regler om pligtarkivering, så du ikke glemmer at arkivere ved en fejl. Det kan for eksempel være dokumenter, der er baseret på skabeloner, standarddokumenter eller publikationer.

Versionér og følg historik

Du har mulighed for at versionere dine dokumenter, så du kan lave ændringer og se historikken. Derudover kan du oprette automatiske svarbreve og lade systemet holde styr på, hvor svardokumenterne skal arkiveres.

Integration med studieadministrative systemer

Integrationen mellem IMS Case og DigitalPost gør det muligt for andre systemer at integrere til både dokumenter og sager samt til funktioner i systemerne. Det studieadministrative system kan derfor arkivere og hente alle dokumenter om elever og personale direkte i IMS Cases sager. Indtil videre har følgende administrative løsninger benyttet sig af integrationsmuligheden: LUDUS, UDDATA+ og BOSS.

Integration med Optagelse.dk

Denne integration gør det muligt at hente elevers ansøgning og bilag direkte fra FTU / KOT og få dem automatisk arkiveret i IMS Case på elevens sag. Efterfølgende kan man altid hente flere bilag som eleverne har uploadet og derved få de seneste dokumenter automatisk arkiveret i IMS Case. 

Samarbejde om kladder

I IMS Case kan flere personer arbejde sammen om den samme kladde. I kan tjekke kladden ind og ud af systemet, indtil den er klar til arkivering.

Cloud eller lokalt

Vi tilbyder vores løsninger både til lokal installation på dit eget it-netværk eller som cloudløsning i vores driftscenter.

Vil du have en gratis demo af IMS Case?

Online eller ansigt til ansigt. Det er op til dig.

Få gratis demo

keyboard_arrow_up