Sikkerhed for ret behandling
Hos Uddannelsescenter Holstebro har det gamle personalearkiv i ringbind og mapper fået det røde kort. Alle personaledokumenter bliver lagret digitalt i IMS Personalea, og det giver større sikkerhed i håndteringen.
”I dag foregår al behandling af personalesager via IMS Personale,” fortæller Søren Schubert, der er økonomidirektør ved Uddannelsescenter Holstebro.
Det har givet organisationen en langt større tryghed, at de nu altid har styr på de følsomme papirer.
”Nu bliver et dokument automatisk sendt ud til behandling det rigtige sted. Før i tiden skulle papirerne bæres rundt til de forskellige kontorer, og det var både tidskrævende og ikke nær så betryggende,” siger Søren Schubert.
Branche
Uddannelsessektoren
Løsning
IMS Personale
Samarbejde
Siden 2004
UCH havde tre centrale krav til en Personale løsning:
1. Overblik
De havde brug for ét fælles system, der kunne give dem overblik over virksomhedens dokumenter
2. Fælles adgang
De havde brug for et system, der var nemt for både medarbejderne og lederne at benytte sig af i dagligdagen.
3. Sikkerhed
De havde brug for et system, der kunne hjælpe dem med at leve op til de stigende krav til persondatasikkerhed.
Søren Schubart,
Økonomidirektør ved Uddannelscenter Holstebro
Dokumenthåndteringen foregår langt mere ensartet og sikkert nu. Der er ikke længere dokumenter, der bliver gemt på folks skrivebord, og vi kan let finde akter frem, når vi skal bruge dem
Sikkerhed for ret behandling
Når uddannelsescenteret modtager et personale papir dokument bliver det scannet ind, og straks sendt videre til personaleafdelingen. Til personaledokumenterne hører også timesedler, lønsedler og andre personlige oplysninger, og det er kun de rette personer der har adgang til de dem.
”Før i tiden brugte vi ressourcer på at håndtere lønsedler manuelt. Nu er det digitaliseret, og står ikke længere i ringbind. Vi har i langt højere grad sikret vores dokumentation på denne måde,” siger Økonomidirektør Søren Schubert.
I starten var den kun det administrative personale, der behandlede alle personalesagerne. I dag har alle lederne også adgang til systemet, og det har lettet hverdagen fortæller Søren Schubert:
”Da lederne fik direkte adgang til systemet, kom vi til at spare rigtigt mange ressourcer. Tidligere fandt vores administrative personale oplysninger om medarbejderne frem til lederne, og det brugte de meget tid på. I dag fremsøger og arkiverer lederne selv deres MUS samtaler og andet dokumentation direkte i den ansattes sag”
Mange nyttige funktioner
Brugen af IMS Personalearkiv er en proces, der hele tiden er i gang. Organisationen har lagt en plan for, hvornår de forskellige funktionerne i systemet skal tages i brug, og det har virket godt.
”Mange af vores dokumenter skal besvares af mennesker ude i organisationen, og IMS Personale og workflows skal hjælpe os med at holde styr på at vi får godkendt og behandlet alle disse papirer korrekt. Det er én af mange funktioner i systemet, som vi glæder os til at tage i brug,” siger Søren Schubert.
Implementeringen af IMS Personalearkiv er gået let, og der har været stor velvilje fra personalets side:
”Medarbejderne kunne se en tydelig fordel ved at opbevare persondokumenterne digitalt. Det betyder blandt andet, at de har adgang til data, også selvom de ikke lige befinder sig på deres eget kontor. Og brugerfladen er ligesom ved IMS Arkiv, som længe har været i brug her, så det har været let for medarbejderne at lære at bruge dette system også,” siger Søren Schubert.
Øget sikkerhed.
Med IMS Personale og senere hen brugen af IMS DigitalPost har det virkelig øget organisationens overholdelse af GDPR. Den digitale logning samt den korte og sikre kommunikationsvej med DigitalPost har skabt overskud og sikring af de ansattes dokumenter.