Kortere og sikrere arbejdsgange
Kender du det? Arkivskabene er proppede med papirer, og væggene kan kun lige skimtes bag de tårnhøje skabe. Alligevel er der ikke plads nok. Endnu en gang må papirerne sorteres og de ældste arkiveres i kælderen.
Effektivisér procedurer og spar tid
Situationen er ikke ukendt i landets virksomheder og organisationer, og det er nok grunden til, at flere og flere virksomheder og organisationer vælger et elektronisk arkivsystem. Arkivfunktionen består ikke længere af kun at arkivere dokumenter. Den bliver også udvidet til at effektivisere procedurer omkring dokumentoprettelse og –redigering.
Med de nye arkivtyper er der meget tid at spare på de arbejdsgange, der ofte forekommer i virksomheden eller organisationen. Eksempelvis i forbindelse med personale- og elevadministration, hvor der altid skal oprettes samme dokumenter vedrørende henholdsvis løn og skat samt ansøgninger, eksamensbeviser, svendebreve og lignende.
Branche
Uddannelsesektoren
Løsning
IMS Personale
Samarbejde
Siden 2009
Roskilde tekniske skole havde tre centrale krav:
1. Papirløs administration
De havde brug for overskuelighed og overblik
2. Hurtigere arbejdsgange
De havde brug for et system, der gjorde arbejdsgangene kortere og sikrere.
3. Brugervenlighed
De havde brug for et system, der var nemt for medarbejderne at benytte sig af i dagligdagen.
Jens Olsen
Tidl. Administrationschef
Det var Jens Olsen, adminstrationschef hos Roskilde Tekniske Skole, hurtig til at se. Da han første gang blev konfronteret med problemet med overfyldte arkivskabe i skolens administration, fandt han hurtigt en løsning. Han ønskede sig en papirløs administration – og på den baggrund blev han initiativtager til samarbejdet omkring udviklingen af IMS Personalearkiv.
Samarbejde mellem erhvervsskolerne og IMS
Projektet med IMS Personalearkiv opstod som et samarbejde mellem 5-6 erhvervsskoler og IMS i 2008. Erhvervsskolerne stod for kravsspecifikationen, mens IMS stod for at gøre erhvervsskolernes ønsker til virkelighed. IMS blev valgt som leverandør af systemet, da Roskilde Tekniske Skole i en del år havde anvendt IMS's systemer IMS Arkiv og IMS Fakturaflow med stor succes.
”IMS har vist sig som den helt rigtige partner til disse opgaver, da de laver kundetilpassede løsninger, der passer præcis til vores behov. Denne type systemudvikling kræver en del arbejdstid fra vores side, men vi ser den tid, vi investerer, som vores garanti for, at systemet løser netop vores behov.”
I dag benytter Roskilde Tekniske Skole sig også af IMS’ løsning IMS DigitalPost som er fuldt integreret med både IMS Arkiv og IMS Personalearkiv, til stor glæde for alle i Administrationen.