På vej mod en papirløs virksomhed
Forskningsfondens Ejendomsselskab A/S (FEAS) håndterer dokumenter for sine mange forskellige ejendomme.
Det løber op i tusindvis af dokumenter om året, der skal håndteres, arkiveres og samtidig være lette at finde frem igen. Derfor havde FEAS brug for et centralt arkiv med en overskuelig struktur, der kunne afløse den manuelle håndtering af dokumenter.
Branche
Ejendomsadministration
Løsning
IMS Arkiv
Samarbejde
Siden 2009
FEAS havde tre centrale krav til en ny arkivløsning:
1. Overblik
De havde brug for ét fælles system, der kunne give dem overblik over virksomhedens dokumenter.
2. Brugervenlighed
De havde brug for et system, der var nemt for medarbejderne at benytte sig af i dagligdagen.
3. Sikkerhed
De havde brug for et system, der kunne hjælpe dem med at leve op til de stigende krav til persondatasikkerhed.
Claus Holm,
It-ansvarlig i FEAS
Dokumenthåndteringen foregår langt mere ensartet og sikkert nu. Der er ikke længere dokumenter, der bliver gemt på folks skrivebord, og vi kan let finde akter frem, når vi skal bruge dem
Automatisering strømliner dokumenthåndteringen
De tre krav opfylder IMS Arkiv til fulde, fortæller Claus Holm, der er it-ansvarlig i FEAS. Med IMS Arkiv er det muligt at automatisere mange af de processer, der tidligere var den enkelte medarbejders opgave. Svarbreve, fordelings- og rykkerprocedurer og versionsstyring er bare nogle af de arbejdsprocesser, der nu foregår pr. automatik på kontoret hos FEAS.
”Alle dokumenter i firmaets interesse ligger på en fælles server og kan let findes frem af den medarbejder, der har brug for det. Vi kalder det et dokumenthåndteringssystem, fordi vi arkiverer og arbejder med alle vores papirer i IMS Arkiv. Dokumenthåndteringen foregår langt mere ensartet og sikkert nu. Der er ikke længere dokumenter, der bliver gemt på folks skrivebord, og vi kan let finde akter frem, når vi skal bruge dem,” forklarer Claus Holm.
Integration med Navision er en fordel i hverdagen
Integrationen med økonomisystemet Navision har været en stor fordel for ejendomsselskabet. For eksempel bliver alkorrespondance til enhver ejendom gemt i IMS Arkiv.
”Det er meget tidsbesparende at systemet samarbejder med Navision. Hvis vi står med en lejekontrakt, kan vi med et enkelt klik ryge direkte over i arkivsystemet og se al korrespondance med den pågældende lejer. Det er en væsentlig fordel,” siger Claus Holm, der er begejstret for interaktionen mellem de to systemer.
Medarbejderne hos Forskningens Ejendomsselskab har haft let ved at lære at bruge IMS Arkiv. Brugerfladen er integreret i Microsofts produkter, så der har ikke været helt nye, ukendte arbejdsgange.
”Selve systemet er let at bruge. Den største omvæltning for medarbejderne er, at de nu skal arkivere på samme måde alle sammen. Men de har hurtigt lært det,” forklarer Claus Holm.
Systemet bevarer viden
Hos ejendomsselskabet er der ikke længere dokumenter, der ligger hos den enkelte medarbejder. Nu ligger de i et fælles arkiv, hvor alle kan søge på kryds og tværs og finde det, der er vigtigt for virksomheden.
”Dokumenthåndteringssystemet gør det lettere at bevare viden i firmaet, også selvom en medarbejder forlader os. Tidligere var vi afhængige af den person, der havde arkiveret det, vi skulle bruge,” forklarer it-ansvarlig Claus Holm.
Næste skridt blev er at organisere firmaets fakturaer lige så godt som de andre dokumenter. I efteråret 2009 blev IMS FakturaFlow også integreret, og FEAS er idag stort set papirløst på områderne
”Og så er sikkerheden altså høj. Også væsentlig højere end den var tidligere,” slutter Claus Holm.